داشبورد مدیریتی چیست و چه مزایایی دارد؟

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی که با نام داشبورد استراتژیک هم شناخته می‌شود، اطلاعات مهم و ضروریِ کسب‌وکار را به‌صورت تصویری و گرافیکی، به مدیرانی که با محدودیت‌های زمانی مواجه هستند، ارائه می‌دهد.

در سیستم های اطلاعات مدیریت، داشبورد ارائه گرافیکی مهم ترین اطلاعات مورد نیاز برای رسیدن به یک یا چند هدف مشخص است؛ که در یک صفحه با دقت و نظم چیده شده اند، تا مدیران بتوانند با یک نگاه وضعیت موجود را نظارت کنند.
داشبورد معمولا از مجموعه ای از عناصر گرافیکی تشکیل شده است و قادر به پیوستن به منابع متنوع می باشد، یعنی اطلاعات را از بانک های اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه، نمایش می دهد.داشبورد می تواند برای تمامی بخش های سازمان در نظر گرفته شود، مثل: منابع انسانی، استخدام، فروش، عملیات، امنیت، فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و غیره.

داشبوردهای مدیریتی تا حدودی شبیه داشبورد اتومبیل هستند که میزان کیلومتر طی شده، دمای آب رادیاتور، میزان بنزین باقی مانده، سرعت، وضعیت ایمنی و… را در یک پنل کوچک، جلوی چشم راننده ارائه می دهد، همچنین مدیران می توانند، میزان فروش در لحظه، میزان کار پرسنل، سود واقعی و هزینه های جاری و هر اطلاعات دیگری که در مورد شرکت خود نیاز دارند را در یک صفحه در قالب تصویر و نمودارهای مختلف مشاهده کنند.

این موضوع بسیار مهم است که داشبورد خود را براساس یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) معنادار و هدف‌دار ایجاد کنید تا بتوانید از مزایای داشبورد مدیریتی که شامل پاسخ به سؤالات مهم و حیاتی در زمینه‌ی تجارت و کسب‌و‌کار، هماهنگ کردن فعالیت‌های تجاری با استراتژی شرکت و افزایش بهره‌‌وری و سودآوری است، بهره‌مند شوید.

استفاده از داشبورد مدیریتی با ترکیبی از نرم‌افزارهای مبتنی بر وب و داده‌های واقعی، بسیار آسان‌ است.

براساس آمار شرکت آی بی ام (IBM) روزانه بیش از ۲.۵ کوینتیلیون بایت دیتا تولید می‌شود. در دنیایی که در این حجم عظیم از اطلاعات در حال غرق شدن است، بسیار مهم است که بتوانید تنها اطلاعاتی را که برای شما و شرکت‌تان مهم و حیاتی هستند، به دست بیاورید تا بتوانید به‌سرعت و به‌راحتی، به تصمیماتی صحیح برای پیشرفت دست یابید.

شما از طریق یک داشبورد مدیریتی می‌توانید مقدار بسیار عظیمی از اطلاعات را مورد بررسی قرار دهید و تصمیماتی را مبتنی بر اطلاعات واقعی و در زمان صحیح اتخاذ کنید.

با توجه به اینکه داشبورد مدیریتی قادر است تا از طریق یک رابط گرافیکی و تصویری داده‌ها را بررسی کند، مدیران سازمان‌ها می‌توانند از طریق این اطلاعات، نمایی کلی از سازمان یا شرکت خود به دست بیاورند و آن را درمقابل بحران‌های مختلفی ایمن کنند و از طرفی فرصت‌های مختلف را برای پیشرفت سازمان بررسی نمایند.

داشبورد مدیریتی می‌تواند اعداد، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و حتی در برخی موارد کارت‌های امتیازدهی عملکرد (Performance Scorecards) را در صفحه‌ای مجزا و با دسترسی‌های مختلف برای مدیران سطوح بالای سازمانی نمایش دهد.

یک رابط کاربری سفارشی‌سازی‌شده در داشبورد مدیریتی، باید قادر باشد تا اطلاعات گوناگونی همچون نرم‌افزار حسابداری، سامانه‌ی مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، ایمیل‌های شرکتی و برنامه‌های تجزیه‌و‌تحلیل وبسایت را از منابع مختلف جمع‌آوری کند.

در داشبورد شما سه معیار برای ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد وجود دارد. اول اینکه این شاخص‌ها باید به‌طور مستقیم با اهداف سازمان‌تان مرتبط باشند. دوم، آنها باید به‌صورت کمی و کیفی قابل اندازه‌گیری باشند و مهم‌تر از همه اینکه شاخص‌های کلیدی عملکرد باید با شاخص اندازه‌گیری رشد و موفقیت سازمان شما ارتباطی مستقیم داشته باشند.

استفاده از داشبوردهای مدیریتی به عنوان راهی برای تصمیم‌گیری‌های صحیح و استراتژیک دربرابر فشارهای رقابتی، به‌طور مداوم در تمامی کسب‌وکارها، در حال رشد است.

شواهدی وجود دارد که نشان می‌دهد، استفاده از داشبوردهای گرافیکی و تصویری تأثیرات مثبتی دارند.

گروه تجاری ابردین (Aberdeen Group) طی مطالعه‌ای در سال ۲۰۱۳، متوجه شد که مدیرانی که از تجزیه‌وتحلیل‌های تصویری استفاده می‌کنند، در مقایسه با مدیرانی که تنها از گزارشات کتبی استفاده می‌کنند، حدود ۳۰ درصد شانس بیشتری برای یافتن اطلاعاتی دارند که از تصمیمات‌شان در زمان لازم، پشتیبانی می‌کنند.

آیا داشبورد همان گزارش ساز است؟

اغلب برداشتی که از داشبورد می شود این است که همان نرم افزار گزارش ساز است، در صورتی که این دو ماهیت متفاوتی داشته و اصلاً قابل مقایسه با یکدیگر نیستند. زیرا هر کدام کاربردهای مختلفی دارند، داشبورد روشی است برای ارائه تصویری از اطلاعات که یک دید کلی به مخاطب داده و می توان بر مبنای آن تصمیم گیری کرد، اما گزارش سازها نرم افزارهایی هستند برای تهیه و طراحی گزارش در سطوح مختلف. گزارش ساز یک نرم افزار و یک ابزار است ولی داشبورد یک روش ارائه اطلاعات است، پس این دو قابل مقایسه با هم نمی باشند.

تفاوت داشبورد با گزارش های سنتی:
جهت بررسی تفاوت های داشبورد با گزارش های سنتی که غالباً با ابزارهایی مثل گزارش ساز تهیه می شوند ویژگی های هر یک از آنها را مورد بررسی قرار می دهیم و به مقایسه آنها می پردازیم. داشبورد و گزارش های سنتی برای تعامل داده ها و اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرند. اما تفاوت های زیادی بین آنها وجود دارد.

داشبورد مدیریتی ارائه تصویری از اطلاعات مهم مورد نیاز است برای رسیدن به یک یا چند هدف که بر روی صفحه نمایش کامپیوتر نشان داده می شود و در یک نگاه بر تمامی امور نظارت کرد.
گزارش های سنتی که غالباً با ابزارهایی مثل گزارش ساز ساخته می شوند. ارائه دهنده گزارش هایی هستند با اطلاعات و جزئیات بیشتر، که برای بررسی نکات عمیق و رسیدن به جزئیات کار مورد استفاده قرار می گیرند.

ویژگی های اصلی داشبورد مدیریتی

1. دسترسی به اطلاعات حیاتی کسب و کار
2. ساده بودن و درک سریع بصری
3. برجسته سازی (highlight) نقاط کلیدی مانند ماکزیمم، مینیمم، خارج از رنج و بحرانی
4. حذف جزئیات تا حد امکان

ویژگی های اصلی گزارش های سنتی

1. نمایش جزئیات بیشتر در مورد موضوع مورد نظر
2. مستند سازی و بایگانی نمودن اطلاعات
3. دسترسی به اطلاعات بیشتر و دقیق تر

داشبوردها بر KPI ها و موارد خاص تمرکز می کنند و اطلاعات مورد نیاز ما را در قالب نمودار و اجزای گرافیکی در اختیارمان قرار می دهند، اما به این معنی نیست که در داشبورد جدول وجود ندارد.

با داشبورد سریع و ساده به اطلاعات مورد نیازمان دسترسی پیدا می کنیم و با یک نگاه کلی می توانیم آنها را درک کنیم.

هدف ما از استفاده داشبورد دیدن تصویری از اطلاعات جهت تصمیم گیری برای رسیدن به اهداف در کمترین زمان است، اما برای دیدن جزئیات بیشتر در مورد یک موضوع مورد نظر، باید به گزارش های سنتی رجوع کرد، گزارش های سنتی عمق اطلاعات را نشان داده و نیاز به توجه و دقت عمیق تری دارند و عموماً ترکیبی از اعداد و جداول هستند اما، وجود نمودار در این گزارش ها موضوع بعیدی نیست.

یکی از مهم ترین خصوصیات داشبورد مصور سازی اطلاعات است و یکی از مهم ترین خصوصیات گزارش های سنتی بررسی جزئیات بیشتر اطلاعات در سطوح مختلف سازمان است.

قابلیت‌های مهم داشبورد مدیریتی چیست؟

مهم‌ترین اطلاعات در زمینه کسب‌وکار، که مدیران سازمان‌ها برای استفاده از داشبوردهای مدیریتی به آنها نیاز دارند، چه چیزهایی هستند؟ در اینجا برخی از قابلیت‌های مهم داشبوردهای مدیریتی را توضیح می‌دهیم.

ویژگی‌های بصری

۱. قابلیت سفارشی‌سازی

شما باید قادر باشید تا به اطلاعاتی که می‌خواهید دسترسی پیدا کنید و آنها را به شیوه‌ای که برای شما راحت‌تر و مناسب‌تر است مشاهده نمایید.

کاربران داشبوردهای مدیریتی باید بتوانند تا هرآنچه را که در داشبورد مشاهده می‌کنند، سفارشی‌سازی کنند و تغییر دهند.

۲. قابلیت کشیدن و رها کردن

داشبورد مدیریتی چیست؟ قابلیت کشیدن و رها کردن

کشیدن و رها کردن (Drag-and-Drop) روشی سریع و آسان برای کار با نرم‌افزارهای کاربردی است. با این روش شما می‌توانید از طریق نشانگر موس، فایل‌ها و مدارک موردنیازتان را به هرجا که دوست دارید منتقل کنید.

شما از طریق این قابلیت می‌توانید ابزارهای مختلفی را به داشبورد خود اضافه کنید تا اطلاعات بیشتری را موردبررسی قرار دهید. قابلیت کشیدن و رها کردن، یک روش بسیار ساده و آسان برای رفع نیازهای مدیریتی شماست.

۳. قابلیت انتخاب رنگ و فونت

شما می‌توانید با انتخاب رنگ‌ها و فونت‌های مختلف، داشبورد خود را از نظر بصری جذاب‌تر کنید. این قابلیت به‌خصوص برای شرکت‌هایی که می‌خواهند از بعضی اطلاعات، به عنوان ابزاری برای فروش استفاده کنند بسیار کارآمد است.

این انعطاف‌پذیری ظاهری، برای شرکت‌هایی که دوست دارند داشبوردشان را با برند خود هماهنگ کنند بسیار مناسب است.

۴. قابلیت نمایش‌های گرافیکی مختلف

به جز نمودار‌ها و چارت‌های گرافیکی، شیوه‌های مختلف دیگری نیز برای نشان‌ دادن اطلاعات مختلف وجود دارد.

برخی از گزینه‌های نمایش گرافیکی اطلاعات عبارتند از: سرعت سنج (speedometers)، نقطه‌گذاری (dot plots)، محورها (pivots) و نمودارهای تعاملی (interactive graphs).

ویژگی‌های زیرساختی و پلتفرم داشبوردهای مدیریتی

۱. مبتنی بر فضای ابری

می‌توان این داشبوردهای مدیریتی را روی یک فضای ابری در محیط اینترنت بارگذاری کرد، به همین علت نصب و نگهداری از آن بسیار ساده خواهد بود.

درحقیقت شما قادر خواهید بود تا در هر زمان و مکانی به داشبورد دسترسی پیدا کنید. با چنین قابلیتی، زمانی که مشغول تجزیه‌وتحلیل وبسایت و بازاریابی اینترنتی هستید، بسیاری از اطلاعات به‌صورت خودکار در فضای ابری ذخیره خواهند شد.

البته لازم است که شما از قبل میزان فضای ابری داشبورد را بدانید. برخی از این سرویس‌ها دارای محدودیت ذخیره‌سازیِ حجمیِ داده‌ها هستند.

۲. پشتیبانی از سیستم عامل‌های مختلف

اگر قصد استفاده از داشبورد‌های مدیریتی مبتنی بر وب را ندارید، باید مطمئن شوید که داشبورد شما قابلیت اجرا شدن روی سیستم عامل‌های مختلفی مانند ویندوز، یونیکس و مک را داشته باشد.

۳. سازگاری با تلفن‌های همراه

بسیاری از نرم‌افزارهای داشبورد مدیریتی دارای نسخه‌ی تلفن همراه نیز هستند که به شما اجازه می‌دهند تا اطلاعات مختلف سازمان خود را از طریق تلفن همراه یا تبلت مشاهده کنید.

اگر این قابلیت برای شما مهم است، باید حتما مطمئن شوید که داده‌های مورداستفاده‌ی شما دارای نسخه‌ی مخصوص تلفن‌های همراه باشند.

البته حتی اگر هیچ نرم‌افزار تلفن همراهی موجود نباشد، درصورت داشتن پلتفرم مبتنی بر وب، همچنان قادر خواهید بود تا از طریق تلفن همراه خود به اطلاعات مختلف دسترسی پیدا کنید.

ویژگی‌های مربوط به اطلاعات و داده‌ها

۱. ترکیب داده‌ها

داشبورد مدیریتی قادر است تا با استفاده از این قابلیت، اطلاعات را از منابع مختلفِ داده‌ها استخراج کند و تنها اطلاعات مفید را نمایش دهد.

ترکیب داده‌ها همچنین برای پیدا کردن و ایجاد همبستگی بین مجموعه‌ای از داده‌های مختلف، مفید است.

۲. مختصر کردن اطلاعات

داشبوردها، مجموعه‌ای از اطلاعات مختلف را در زمان فعلی به‌صورت تصویری نشان می‌دهند. شما با کلیک کردن بر هر یک از قسمت‌های داشبورد، قادر خواهید بود تا تمامی اطلاعات آن را مشاهده کنید.

داشبورد مدیریتی با داشتن قابلیت مختصر کردن اطلاعات (Data Drill Down)، قادر خواهد بود تا خلاصه‌ای از اطلاعات را به‌صورت دقیق برای شما به نمایش بگذارد.

برخی از نرم‌افزارهای داشبورد مدیریتی، میزان اطلاعات مختصرشده‌ی قابل نمایش را محدود می‌کنند.

۳. قابلیت دسترسی به پایگاه‌های داده، از جمله پایگاه اکسل (Excel)

اگر شما از یک پایگاه اختصاصی داده (مانند اس کیو ال SQLیا اوراکل Oracle) برای ذخیره‌سازی اطلاعات شرکت خود استفاده کنید، داشبورد شما باید قادر باشد تا به پایگاه اطلاعاتی شما وصل شود و از آن استفاده کند.

با توجه به این نکته، شما باید بدانید که مجموعه‌ی اطلاعات سازمان‌تان روی کدام‌یک از پایگاه‌های داده قرار گرفته‌اند، و این پایگاه‌های داده، حتما باید قادر به اتصال به داشبورد شما باشند.

عموما کسب‌وکارها و سازمان‌های کوچک یا متوسط، داده‌ها و اطلاعات خود را در نرم‌افزار مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) نگهداری می‌کنند. به همین علت بسیار مهم است که داشبوردی که قصد خرید آن را دارید، قادر باشد تا علاوه‌بر اینکه اطلاعات را از پایگاه داده‌ی اکسل می‌گیرد، داده‌های خود را نیز به فرمت‌های نرم‌افزار اکسل و یا فرمت‌هایی مانند پی‌دی‌اف PDF تبدیل کند.

حتما بخوانید: طرح کسب و کار یا business plan

۴. قابلیت دسترسی به منابع اطلاعاتی مختلف به‌طور هم‌زمان

اطلاعات شرکت و سازمان شما از مکان‌های مختلفی به دست می‌آیند. درصورتی که مایل باشید تا داشبوردتان اطلاعات را از منابعی مانند تجزیه‌وتحلیل گوگل (Google Analytics)، توئیتر و شبکه‌های اجتماعی مختلف دیگری دریافت و تجمیع کند، حتما باید از وجود این قابلیت در داشبورد خود اطمینان حاصل کنید.

حتما بخوانید: گوگل آنالیتیکس Google Analytics چیست و چرا باید آن را نصب کنید؟

ویژگی‌های مربوط به کاربران

۱. چندکاربره

بسته به نوع داشبوردی که انتخاب می‌کنید، قادر خواهید بود تا تعداد کاربرانی را که می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند، تعیین کنید.

علاوه‌بر این ممکن است که داشبوردها دارای محدودیت‌هایی برای استفاده‌ی هم‌زمان چند کاربر باشند.

درصورتی که می‌خواهید افراد مختلفی به داشبورد دسترسی پیدا کنند، حتما از وجود قابلیت چندکاربره در داشبورد خود مطلع شوید.

۲. کنترل اشتراک‌گذاری داشبورد

این قابلیت به این بستگی دارد که می‌خواهید چه میزان از اطلاعات را با دیگران به اشتراک بگذارید.

داشبورد‌های خصوصی تنها اجازه می‌دهند که چند نفر به‌صورت محدود به اطلاعات داشبورد دسترسی پیدا کنند.

در اینجا مهم‌ترین ویژگی، داشتن کنترل و تواناییِ به اشتراک‌گذاری محتوا با همه یا تعداد خاصی از افراد، و تعیین نحوه‌ی انجام این کار است.

۳. ابزار همکاری

ابزار همکاری می‌تواند کمک کند تا کاربران و افراد مختلف با یکدیگر تعامل بهتری داشته باشند. ابزارهای همکاری نیز مانند سایر ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریتی، می‌توانند مفید باشند.

نرم‌افزار داشبورد مدیریتی علاوه‌بر داشتن توانایی نظر دادن، ایجاد نمایش اسلاید و به اشتراک گذاشتن معیارهای کلیدی کسب‌و‌کار، باید دارای ویژگی‌های خودکار همچون توانایی برنامه‌ریزی گزارش‌ها و اطلاعیه‌های مختلف نیز باشد.

مزایای داشبوردهای مدیریتی

ایجاد بستری برای بهبود و پیشرفت مداوم در سرتاسر سازمان یا شرکت شما، اصلی‌ترین مزیت داشبورد مدیریتی است. از آنجا که شما قادرید تا میزان عملکرد سازمان خود را اندازه‌گیری کنید، پس می‌توانید آن را بهبود ببخشید.

همان‌طور که دوگ کانونت (Doug Conant) مدیر عامل سابق کمپانی کمپلز (Campbell’s) می‌گوید: «برای برنده شدن در بازار، ابتدا باید در محیط کار برنده شوید.»

داشبورد مدیریتی با آسان کردن روند بهبود سازمان‌ها سود آنها را بیشتر می‌کند:

۱. ارزیابی عملکرد برای سنجش برنامه‌های سازمان به منظور افزایش بهره‌وری

شما می‌توانید با نظارت بر عملکرد تمامی بخش‌های سازمان‌ خود، میزان کارکرد بخش‌های مختلف را بسنجید و آنها را بهتر کنید.

به عنوان مثال شما می‌توانید با بررسی مجموعه‌ی اطلاعات مختلفی از سازمان‌ خود، بین شرایط کاری و بازدهی کسب‌وکار خود ارتباط برقرار کنید یا قبل از اینکه مشکلاتی در سازمان به وجود بیاید آنها را حل کنید.

۲. بهبود ارتباطات درون سازمانی

داشبورد مدیریتی یک ابزار ارتباطی مفید و مؤثر است، چرا که امکان نظارت و مشاهده‌ی عملکرد بخش‌های متخلف سازمان را بسیار آسان می‌کند.

مشاهده‌ی اطلاعات سازمان‌ از طریق رابط و نمودار‌های تصویری باعث می‌شود تا بتوانید مطالب مهمی را جهت ارائه در جلسات، در مقیاس‌های بزرگ یا کوچک به دست بیاورید.

۳. بهبود ارتباطات خارج از سازمان

داشبوردهای مدیریتی می‌توانند میزان ارتباط با مشتریان و تأمین‌کنندگان مختلف را افزایش دهند.

اگر سازمان شما به دنبال تأمین اعتبارات مالی یا ارائه‌ی گزارش به اعضای هیئت‌مدیره و سرمایه‌گذاران است، داشبوردها ایجاد گزارش‌ها وسخنرانی‌های مختلف را بسیار آسان می‌کنند.

حتما بخوانید: راهنمای برندسازی دیجیتالی با جیب خالی برای استارتاپ ها و کسب و کار های کوچک

۴. صرفه‌جویی در وقت

با استفاده از داشبوردهایی که به‌خوبی پیکربندی شده‌اند، قادرید تا مقدار زیادی از زمان خود را صرفه‌جویی کنید ،چرا که این داشبوردها تمامی اطلاعات موردنیازتان را به‌صورت یکجا در اختیار شما قرار می‌دهند.

با استفاده از داشبورد مدیریتی، زمان بسیار کمتری برای ایجاد گزارش‌ها و برقراری ارتباطات بین بخش‌های مختلف سازمان صرف می‌شود.

از طرفی هر گزارشی که در بخش‌های مختلف سازمان شما ایجاد شود، در محیط داشبورد قابل به اشتراک‌گذاری خواهد بود و به این ترتیب از اتلاف وقت برای دسترسی به آنها و ارسال‌شان جلوگیری می‌شود.

۵. افزایش عملکرد کارکنان

ارزیابی دقیق و پیوسته‌ی عملکرد کارکنان نه تنها برای موفقیت فردی بلکه برای موفقیت کلی سازمان ضرورت دارد.

تحقیقی که توسط سازمان اس اچ آر ام (SHRM) انجام شد، نشان داده است که استفاده‌ی مؤثر از شاخص‌های کلیدی عملکردی که به سنجش سرمایه‌‌های انسانی سازمان‌ها همچون مدیریت استعداد کارکنان، تعهدات کارمندان و بهترین عملکرد آنها می‌پردازد، می‌تواند در ترسیم اهداف کاری، مالی و استراتژیک شرکت مفید باشد، به شراکت با مدیران ارشد در جهت موفقیت سازمان کمک کند و ارزش منابع انسانی را برای سطوح بالاتر سازمان مشخص نماید.

۶. افزایش سودآوری

هنگامی که بدانید در کدام‌یک از بخش‌های سازمان‌تان نیاز به پیشرفت دارید، انرژی، زمان و منابع خود را برای افزایش بهره‌وری آن به کار خواهید برد. نتیجه‌ی چنین اقدامی افزایش بهره‌وری و سوددهی نهایی سازمان خواهد بود.

برگرفته از: smartsheet